Gestion des ventes

La gestion des ventes concerne tout le processus de ventes de produits ou services en passant par l'avant-vente (opportunités), la facturation et le règlement.

Avant-vente

Définitions

Lead

Un lead est un prospect dans son premier état : c'est une piste commerciale et par conséquence un client potentiel. Il peut provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, réponse à campagne marketing publipostage ou e-mail par exemple. Généralement, le lead a manifesté un intérêt pour un produit ou un service mais un commercial peut avoir identifié cet intérêt.

LTO (Lead-To-Order)

Ensemble du cycle de vente qui commence par l’identification d’un prospect et l’analyse de ses besoins et se poursuit par l'estimation, le devis ou proposition et la commande. Suivant le secteur d'activités, il se termine par le transfert de la commande du service commercial à la production de services ou de biens.

Opportunity

Prospect qualifié qui entre dans un cycle de vente.

Pistes (Lead)

Les informations concernant une piste sont capitalisées dans la fiche “Tiers”.

Opportunités (Opportunity)

Les informations de base à stocker dans le cas de la gestion d'une opportunité sont :

  • Nom de l'opportunité
  • Description
  • Origine de la piste (nomenclature : site web, campagne…)
  • un Propriétaire (belongs_to: :user)
  • un Client (belongs_to: :entity, client: :true)
  • une affaire (belongs_to: :affair)
  • Date de clôture
  • Etat (Prospection , qualification, besoin d'analyse, proposition, quotation, négociation, clos gagné, clos perdu)
  • Probabilité (liason avec etat) de 0 à 100 %
  • Montant de l'opportunité HT

On peut également rattacher à une opportunité :

  • un ou plusieurs fichiers
  • un ou plusieurs liens
  • une ou plusieurs observations
  • un ou plusieurs contacts

Une opportunité peut également être “suivie” par d'autre collaborateur ⇒ cf. gestion des alertes

Facturation

Principales informations d'une vente :

  • Élément de catalogue
  • Prix HT unitaire (UPA)
  • Réduction en pourcentage (R)
  • Prix HT unitaire réduit (RUPA)
  • Quantité (Q)
  • TVA (VAT)
  • Prix (UA)

Étapes

  1. Brouillon
  2. Devis
  3. Commande
  4. Facture

Numérotation

La numérotation des factures est représentée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il ne doit pas être possible d'émettre des factures a posteriori. Deux factures ne peuvent pas avoir le même numéro.

Annulation ou rectification

En cas d'erreur ou de remise accordée après son émission, une facture peut être annulée ou rectifiée.

Une facture ne peut pas être purement supprimée : la numérotation chronologique permet de vérifier qu'il n'y pas de “trou” dans les séquences numériques.

En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur ou le prestataire de services doit adresser à son client :

  • soit une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée,
  • soit une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée a posteriori, faisant référence à la facture initiale (facture en « négatif » du montant de la réduction).

Pour les redevables de la TVA ayant déjà acquitté la TVA correspondant à la facture initiale, la note d'avoir doit comporter certaines mentions :

  • s'ils entendent récupérer la TVA correspondant à la partie du prix objet de la réduction, la note d'avoir doit indiquer le montant HT du rabais et le montant de la TVA correspondant et faire référence à la facture initiale. Le client redevable de la TVA doit alors rectifier la déduction de TVA opérée.
  • s'ils renoncent à récupérer la TVA correspondant au rabais consenti, la note d'avoir doit faire référence à la facture initiale et préciser que le rabais est net de taxe . Il n'y aura donc pas de rectification dans ce cas.

À noter : en cas d'erreur ou d'omission concernant la TVA, le client assujetti à la TVA ne peut jamais procéder lui-même à la rectification : il doit demander une facture rectificative.

Arrondis et TVA

Il existe plusieurs méthodes d'arrondi. L'ordre des opérations détermine l'arrondi final et sur quelles valeurs il se répercute (HT ou TVA) :

  • Quantité-TVA (quantity_tax)
  • TVA-Quantité (tax_quantity)
  • Adaptative (adaptative)
  • Bases TVA (tax_bases))

Ci-dessous, 3 exemples de calcul mettant en avant les différences de résultats entre les méthodes :

Méthode Qté TVA PUHT PUTTC HT TTC Différence
Qté-TVA 4 10% 11.82€ 13.00€ 47.28€ 52.01€ +0.01€
TVA-Qté 4 10% 11.82€ 13.00€ 47.28€ 52.00€
Adaptative 4 10% 11.82€ 13.00€ 47.28€ 52.00€
Qté-TVA 7000 20% 0.01€ 0.01€ 70.00€ 84.00€ -14.00€
TVA-Qté 7000 20% 0.01€ 0.01€ 70.00€ 70.00€
Adaptative 7000 20% 0.01€ 0.01€ 70.00€ 84.00€
Qté-TVA 3000 5.5% 0.10€ 0.11€ 300.00€ 316.50€ +13.50€
TVA-Qté 3000 5.5% 0.10€ 0.11€ 300.00€ 330.00€
Adaptative 3000 5.5% 0.10€ 0.11€ 300.00€ 316.50€

Méthode Quantité-TVA

Cette méthode consiste à calculer les prix hors-taxe puis les prix toutes taxes comprises.

  1. PUHT × Qté ⇒ HT ou HT / Qté ⇒ PUHT
  2. PUHT × TVA ⇒ PUTTC et HT × TVA ⇒ TTC

ou sous forme de graphe simple : PUHT ↔ HT ↔ TTC ↔ PUTTC

Les opérations ci-dessous listent les calculs à effectuer en cas de modification de l'un des éléments de l'équation.

Si TTC modifié :

  • A : TTC / TVA ⇒ HT
  • B : TTC / Qté ⇒ PUTTC
  • C : HT / Qté ⇒ PUHT

Si HT modifié :

  • D : HT × TVA ⇒ TTC
  • B : TTC / Qté ⇒ PUTTC
  • C : HT / Qté ⇒ PUHT

Si PUTTC modifié :

  • E : PUTTC / TVA ⇒ PUHT
  • G : PUHT × Qté ⇒ HT
  • D : HT × TVA ⇒ TTC

Si PUHT modifié :

  • F : PUHT × TVA ⇒ PUTTC
  • G : PUHT × Qté ⇒ HT
  • D : HT × TVA ⇒ TTC

Méthode TVA-Quantité

Cette méthode consiste à calculer les prix unitaires puis les prix totaux.

  1. PUHT × TVA ⇒ PUTTC ou PUTTC / TVA ⇒ PUHT
  2. PUHT × Qté ⇒ HT et PUTTC × Qté ⇒ TTC

ou sous forme de graphe simple : HT ↔ PUHT ↔ PUTTC ↔ TTC

Les opérations ci-dessous listent les calculs à effectuer en cas de modification de l'un des éléments de l'équation.

Si TTC modifié :

  • B : TTC / Qté ⇒ PUTTC
  • E : PUTTC / TVA ⇒ PUHT
  • G : PUHT × Qté ⇒ HT

Si HT modifié :

  • C : HT / Qté ⇒ PUHT
  • F : PUHT × TVA ⇒ PUTTC
  • H : PUTTC × Qté ⇒ TTC

Si PUTTC modifié :

  • H : PUTTC × Qté ⇒ TTC
  • E : PUTTC / TVA ⇒ PUHT
  • G : PUHT × Qté ⇒ HT

Si PUHT modifié :

  • G : PUHT × Qté ⇒ HT
  • F : PUHT × TVA ⇒ PUTTC
  • H : PUTTC × Qté ⇒ TTC

Méthode adaptative

Cette méthode utilise la méthode Quantité-TVA ou TVA-Quantité en fonction du taux de TVA et du montant unitaire hors-taxe pour être au plus juste :

Si PUHT ≥ 10 ** NombreDeDécimales(%TVA) Alors 
  méthode = "TVA-Quantité" 
Sinon
  méthode = "Quantité-TVA"

La fonction NombreDeDécimales peut s'écrire comme ci-dessous :

# Exemple en ruby
def decimal_count(value)
  return 0 if value.zero?
  count = 0
  integers_count = Math.log10(value.floor).ceil
  value /= 10 ** integers_count 
  while(value != value.to_i)
    count += 1
    value *= 10
  end
  return count - integers_count
end

Exemples de calcul de PU HT minimum pour utiliser la méthode TVA-Quantité :

  1. TVA 5,5% (soit 0,055) ⇒ PUHT minimum = 101 = 10
  2. TVA 7% (soit 0,07) ⇒ PUHT minimum = 100 = 1
  3. TVA 10% (soit 0,1) ⇒ PUHT minimum = 10-1 = 0,1
  4. TVA 20% (soit 0,2) ⇒ PUHT minimum = 10-1 = 0,1

Cette méthode permet de limiter les écarts d'arrondi à la plus petite unité de la monnaie (0,01€ en France ou 1¥ au Japon par exemple) pour une ligne de facture donnée.

Méthode Bases TVA

Cette méthode centralise l'ensemble des montants HT de la facture par taux de TVA sur lequel on applique le taux de TVA correspondant. Cette méthode permet de limiter les écarts d'arrondi à la plus petite unité de la monnaie (0,01€ en France ou 1¥ au Japon par exemple) pour un type de TVA donné.

Pour effectuer les calculs correctement, cette méthode nécessite la mise en place d'une table complémentaire permettant d'enregistrer le montant TTC arrondi par type de TVA.

Annulation de facture

L'annulation de facture entraîne la création d'une facture d'avoir. Cette facture d'avoir affiche des montants opposés à ceux des factures classiques.

Gestion des arrondis

Lorsque l'on fait des avoirs partiels des écarts peuvent apparaître entre la facture d'origine est la somme des avoirs.

Pour résoudre ce problème, une méthode doit permettre de passer l'ensemble de la partie non annulée en avoir directement.

Méthode TVA-Quantité

Si TTC modifié :

  • Z (I) : TTC / PUTTC ⇒ Qté
  • Y (G) : Qté × PUHT ⇒ HT

Si HT modifié :

  • X (J) : HT / PUHT ⇒ Qté
  • W (H) : Qté × PUTTC ⇒ TTC

Si Qté modifié :

  • W (H) : Qté × PUTTC ⇒ TTC
  • Y (G) : Qté × PUHT ⇒ HT
Méthode Quantité-TVA

Si TTC modifié :

  • V (A) : TTC / TVA ⇒ HT
  • X (J) : HT / PUHT ⇒ Qté

Si HT modifié :

  • U (D) : HT × TVA ⇒ TTC
  • X (J) : HT / PUHT ⇒ Qté

Si Qté modifié :

  • Y (G) : Qté × PUHT ⇒ HT
  • U (D) : HT × TVA ⇒ TTC

Règlement

bloc à faire

Types de règlement

Remise en banque

Sources