Import clients/fournisseurs

Objectif de cette page

La plupart des logiciels de comptabilité ou de gestion permettent d'exporter les contacts, tiers, clients fournisseurs en fichiers de type texte ou CSV .

Cette procédure a été testée avec succès avec la version 2.8 (30/09/2016) d'Ekylibre.

Si l'on est capable d'obtenir ce type de fichier depuis son logiciel contenant les précieuses informations surles tiers il y a de fortes chances pour que l'on puisse intégrer ces données dans Ekylibre. La page ci dessous décrit comment faire.

Nous donnons suffisamment de détails pour que les personnes non familiarisées avec les notions de fichiers de type CSV aient quelques chances de pouvoir se débrouiller.

Prérequis

  • Disposer d'un tableur, ici nous utiliserons LibreOffice (MS Excel peut aussi faire l'affaire)
  • Etre un peu à l'aise dans la manipulation dudit tableur: naviguer sur plusieurs feuilles, copier/coller,sélectionner…. Si vous débutez commencez par aller voir ceci par exemple
  • Disposer d'un fichier d'export du type ci dessous (il a propablement l'extension .CSV ou .TXT): Vu dans son éditeur de texte préféré (gedit, notepad, wordpad, …) le fichier obtenu à l'export a mauvaise mine !

Examinons le contenu de ce fichier:

  • le fichier contient des noms, prénoms adresses et quelques numéros de téléphone en dernière position
  • chaque nom (texte) ou nombre (chiffres) est séparé du précédent (et/ou du suivant) par une virgule. Dans votre cas il peut s'agir d'un point virgule ou de tabulation. Ne vous en inquiétez pas.
  • nous n'obtenons pas un joli fichier avec de belles colonnes alignées car les valeurs (champs) ont des longuers différents.
  • la première valeur commence par 411 (ça peut nous rappeler quelque chose)
  • chaque fois qu'il y a des virgules qui se suivet cela signifie que le champ correspondant n'est pas renseigné.
  • dans ce cas le séparateur du fichier CSV est la virgule. Cela peut être aussi le ; ou le tabulateur dans la plupart des cas.

Le fichier dont vous disposerez sera probablement différent ; il peut s'agir de clients, de contacts, ou les 2 en même temps,… Peu importe.

Si j'ouvre mon tableur, puis fais Fichier→ Ouvrir, je choisis le nom du fichier en question et clique sur ouvrir, j'obtiens quelque chose du genre:

Au moment de l'ouverture le tableur a demandé quel était le “séparateur”: parfois il s'agit de la virgule, d'autres fois c'est le point virgule, cela peut aussi être le “tabulation”, à vous de choisir en fonction du fichier que vous avez optenu à l'export. Dans le cas présent il s'agit de la virgule.

Les attentes d'Ekylibre concernant les tiers

Tous les tiers d'Ekylibre sont de type “personne” (person en anglais), ou “organisation” (legal_entity en anglais). Il peut s'agir de clients ou de fournisseurs. Cela permet de distinguer les personnes physiques, les entreprises, les sociétés, etc…

Pour introduire les données dans Ekylibre, il faut préparer un fichier de type tableur (.ods pour LibreOffice, xls pour MS Excel) structuré en 21 colonnes (de A à U) comme ci dessous:

Examinons ce fichier:

  • Nous ne commentons pas les champs à signification évidente (Prénom, Nom,….)
  • La 3ème colonne (Type) indique s'il s'agit d'un tiers de type personne physique (person) ou de type organisation (legal_entity)
  • S'il s'agit d''un tiers de type client la 4ème colonne donne son numéro de compte en comptabilité
  • S'il s'agit d'un fournisseur la 5ème colonne donne son numéro de compte en comptabilité.
  • Vous remarquerez qu'un tiers peut être à la fois client et fournisseur.
  • La colonne M, nom_entite donne le nom de l'organisation
  • Les colonnes S T et U donnent les numéro SIREN, TVA et APE
  • La colonne L permet de faire un lien entre une personne et une organisation, exemple sur la ligne 2: Christian Dupont est un “manager” de l'Organisation GAEC Dupont

Passons à l'action

Pour importez vos tiers:

  1. Ouvrez avec votre tableur le fichier contenant vos tiers tel que vous l'a fourni votre ancien logiciel (supposons qu'il s'appelle Liste_client_personne.ods ou liste_personne.csv)
  2. téléchargez et ouvrez le fichier exemple ci dessus en cliquant ici
  3. Vous avez 2 fenêtres du tableur ouvertes ou 2 feuilles du même tableur ouvertes
  4. selectionnez les valeurs (pas les colonnes entières) de votre feuille Liste_client_personne.csv et collez ces valeurs au bon endroit dans la colonne de la feuille entities.xlsx à la bonne ligne, c'est à dire a la ligne 15.
  5. répétez la manipulation autant de fois que de valeurs “source” dont vous disposez : dans notre cas il s'agit des noms prénoms adresse, code postal et Ville
  6. rajoutez les valeurs 411 dans la colonne “Client CC” s'il s'agit de clients et 401 dans la colonne Fournisseur s'il s'agit d'un fournisseur ou les 2 valeurs si c'est un tiers qui est client et fournisseur.
  7. ajoutez person ou legal_entity dans la colonne Type selon la ligne
  8. Vérifiez méticuleusement que toutes les valeurs sont bien alignées ; Exemple : les adresses doivent être sur la ligne de la personne ou l'organisation.
  9. supprimez les lignes 2 à 14 qui sont les valeurs exemples.
  10. Enregistrez le fichier ainsi modifié (il s'appelera entities.xlsx)
  11. Faites Fichier→Enregistrez sous, choisissez le format CSV et validez
  12. Vous devez obtenir un fichier s'appelant entities.csv

Ouvrez votre instance ekylibre,

  1. Allez à Outils → Imports
  2. Cliquez sur Nouveau
  3. Choisissez Type Tiers Ekylibre
  4. Sur la ligne Archive cliquez sur Parcourir
  5. Selectionnez votre fichier entities.csv là où il se trouve
  6. Cliquez sur Créer
  7. Cliquez sur Exécuter
  8. Une barre de progression s'affiche
  9. Attendez un petit moment en observant la cloche en haut à droite de l'écran
  10. Quand elle est rouge cliquez sur la cloche
  11. Vous devez obtenir, du moins nous l'espérons, l'écran ci dessous

Si ce n'est pas le cas, bon courage pour détecter l'origine du problème

En allant dans le menu Tiers d'Ekylibre vous devez voir vos données importées :-)

Conclusion

Si vous éprouvez des difficultés, n'hésitez pas à demander de l'aide sur le forum, par exemple en répondant à ce message

Pour aller plus loin: Cette page décrit l'import de tiers, elle peut permettre d'importer beaucoup d'autres choses dans Ekylibre : les données en entrée d'Ekylibre doivent avoir les présentations décrites dans ce document