First-run

Le First-Run est la première marche à gravir pour utiliser Ekylibre. Il permet de configurer rapidement toute l'application pour les besoins de la structure tout en reprenant tout l'historique disponible. Ce concept a été mis en place pour palier à la complexité connue des ERP qui d'habitude, nécessitent de longues journées de paramétrage et de saisie avant de pouvoir s'en servir.

Aujourd'hui cette étape passe par la création d'un dossier rassemblant l'ensemble des fichiers de l'exploitation. Ce dossier est ensuite utilisé par Ekylibre pour tout importer.

1. une adresse e-mail valide,
2. une suite bureautique classique comme LibreOffice,
3. les informations de sa société (N° de SIREN, SIRET, PACAGE…), ses identifiants métiers (noms d'utilisateur et mots de passe) ainsi qu'un inventaire récent des équipements, stocks et autres bâtiments de son exploitation.
4. la maîtrise basique d'un outil de cartographie comme QGIS

Le first-run est une méthode qui est appelée pour charger des données existantes et les transcoder avant de les enregistrer dans la base de données.

2 cas peuvent se présenter :

• La source de vos données est connue (coopérative, téléPAC…), les données seront récupérées puis déposées dans un dossier au nom de la source.
• La source de vos données est inconnue ou non normalisée, les données seront saisies dans un tableur puis déposées dans un dossier du répertoire alamano.

Le but est de construire une arborescence de fichiers qui seront ensuite importés dans Ekylibre.

Pour commencer voici les premières actions à entreprendre :

1. Créer un dossier du nom de votre structure ou équivalent (ex : gaecjoulin)
2. Créer un sous-dossier “alamano” (ex : gaecjoulin/alamano)

Ce dossier va servir à stocker toutes vos données personnalisées (tableurs…).

Avant toute chose, Ekylibre doit connaître certaines informations de base. Ces informations sont stockées dans un fichier au format YAML.

1. à la racine de votre dossier, créez un fichier `manifest.yml` ou bien récupérez celui qui est sur le dépôt de démonstration.
2. ouvrez ce fichier et personnalisez-le selon votre cas.

La liste des codes ou des références sont visibles sur le projet http://open-nomenclature.org.

currency: EUR                                    # Code monnaie
country: fr                                      # Code pays
language: fra                                    # Code langue
map_measure_srid: 2154                           # Code référentiel spatial
demo: true                                       # Mode démo (oui/non)
create_activities_from_telepac: false	         # Création des activités uniquement à partir des fichiers TELEPAC
company:
  last_name: GAEC DUPONT                         # Nom
  addresses:
    email: gaec.dupont@truc.com                  # Adresse e-mail de votre société
    mail:
      line_4: 8 rue du bouil bleu                # Adresse de votre société 
      line_6: 17250 SAINT-PORCHAIRE              # Code postal et ville de votre société
users:
  admin@ekylibre.org:                            # Adresse e-mail de l'utilisateur 1 qui sert d'identifiant
    first_name: Christian                        # Prénom
    last_name: DUPONT                            # Nom de famille
    password: 12345678                           # Mot de passe
chart_of_account: fr_pcga                        # Code plan comptable
financial_years:
  EX2010:                                        # Code d'un exercice comptable
    started_at: 2010-01-01                       # Début d'un exercice comptable (format AAAA-MM-JJ)
    stopped_at: 2010-12-31                       # Fin d'un exercice comptable (format AAAA-MM-JJ)
catalogs:
  VENTE:                                         # Code d'un catalogue de prix
    name: Prix de vente                          # Nom d'un catalogue de prix
    usage: sale                                  # Usage d'un catalogue de prix
  COUT:
    name: "Prix d'usage"
    usage: cost
  ACHAT:
    name: "Prix d'achat"
    usage: purchase
journals:
  BANQUE:
    name: Crédit Agricole
    nature: bank
    currency: EUR
  CAISSE:
    name: Caisse
    nature: cash
    currency: EUR
accounts:                                        # Description de compte comptables
  banque:                                        # Code d'un compte comptable de banque
    name: Banque CRCA                            # Nom d'un compte de banque
    number: 51210000                             # Numéro d'un compte de banque
  caisse:                                        # Code d'un compte comptable de caisse
    name: Caisse                                 # Nom d'un compte comptable de caisse
    number: 531101                               # Numéro d'un compte de caisse
cashes:
  caisse:                                        # Code d'une trésorerie
    name: Caisse                                 # Nom d'une trésorerie
    nature: cash_box                             # Type d'une trésorerie (compte bancaire ou caisse)
    journal: CAISSE                                # Code journal d'une trésorerie
    account: caisse                              # Code comptable d'une trésorerie (décrit au dessus)
  banque:
    name: Compte courant CA                         
    journal: BANQUE 
    account: banque 
    mode: iban                                   # Mode de saisie IBAN ou BBAN (RIB)
    country: fr                                  # Code pays de la banque
    iban: "FR7611111222223333333333391"          # Numéro IBAN du compte
net_services:                                    # Services en ligne
  telepac:                                       # Nom d'un service web (ex: TELEPAC)
    pacage_number: 852364554                     # Nom et valeur du premier identifiant pour ce service
    password: 12345                              # Nom et valeur du second identifiant pour ce service
  synel:
    synel_username: 17387001
    password: 12345
  lilco:
    lilco_labratory_code: toto
    password: 12345
  msa:
    msa_username: toto
    password: 12345
  charentes_alliance_extranet:
    charentes_alliance_extranet_username: toto
    password: 12345
identifiers:                                     # Identifiants
  pacage_number: 12346578                        # Nom et valeur d'un identifiant
  husbandry_owner_number: FR01700006989
  cattling_root_number: 173513
  cattling_number: FR17387001

Si vous avez déjà télédéclaré vos productions, il vous suffit de vous connecter à TéléPAC et récupérer vos îlots et/ou parcelles dans la partie “Exports Données” puis “Export îlots et parcelles (shape)”.

1. Créer un dossier telepac à la racine de votre dossier.
2. Récupérez vos fichiers parcelles et/ou ilôts au format zippé depuis le site de TéléPAC.
3. Dézipper vos fichiers dans le répertoire telepac.
4. Renommer vos fichiers en parcelle.* et/ou ilot.*

Si vous souhaitez importer votre parcellaire automatiquement,il faut disposer du ou des fichiers shape correspondants ou les faire vous-même. Si vous souhaitez les faire, vous pouvez utiliser QGIS.

1. Dessinez vos parcelles avec QGIS en prenant soin de créer un attribut 'number' qui représentera votre clef d'identification avec votre fichier de correspondance.
2. Sauvegardez vos fichiers dans le répertoire alamano/georeadings.

Le SRID de votre couche doit être en 4326 (WGS 84) et votre fichier doit s'appeler cultivable_zones.shp.
Nous vous conseillons d'ajouter un fond de carte de type “satellite” pour vous aider.

Vous pouvez vous aider de les exemples de la démonstration.

Il faut ensuite créer un fichier de correspondance entre vos formes de parcelles et leur informations.

La colonne Shape Number permet de mentionner la shape qui correspond à la parcelle concernée.

1. Récupérez le fichier exemple et adaptez-le à votre cas.
2. Sauvegardez vos fichiers dans le répertoire alamano.

Votre fichier doit s’appeler land_parcels.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Facultatif si vous utilisez TelePAC.

Il faut ensuite créer un fichier de correspondance entre vos zones cultivables et leur informations.

La colonne Shape Number permet de mentionner la _shape_ qui correspond à la parcelle concernée.

1. Récupérez le fichier exemple et adaptez-le à votre cas.
2. Sauvegardez vos fichiers dans le répertoire alamano.

Votre fichier doit s’appeler cultivable_zones.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Si vous souhaitez importer vos zones automatiquement, il faut disposer du ou des fichiers shapefile correspondant ou les faire vous-même. Si vous souhaitez les faire, vous pouvez utiliser QGIS.

1. Dessinez vos zones avec QGIS en prenant soin de créer un attribut “number” qui représentera votre clef d'identification avec votre fichier de correspondance.
2. Sauvegarder vos fichiers dans le répertoire alamano/georeadings.

Le SRID de votre couche doit être en 4326 (WGS84). Nous vous conseillons d'ajouter un fond de carte de type “satellite” pour vous aider.

Pour bien faire, vous devez créer dans votre projet QGIS, une couche shapefile par type de zones. Chaque type est facultatif. Retrouvez ci-après la liste actuelle des types :

• equipments Équipements (polygones)
• cultivable_zones Zones cultivables (polygones)
• geolocations Géolocalisations (points)
• building_divisions Pièces ou zone de bâtiments (polygones)
• buildings Bâtiments (polygones)
• roads Routes (lignes)
• hedges Haies (lignes)
• water Zones d'eau (polygones)

Chaque couche disposera ainsi des fichiers classiques. Exemple pour equipments : equipments.shp, equipments.shx, equipments.dbf.

Vous pouvez vous aider de l'exemple de la démonstration.

Il faut ensuite créer un fichier de correspondance entre vos contours de zones et leur informations.

La colonne Shape Number permet de mentionner la shape qui correspond à la parcelle concernée.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Votre fichier doit s’appeler zones.csv et doit garder ses colonnes de bases. Vous devez commencer votre liste par les zones de bas niveau et terminer par les zones de haut niveau.

Afin de pouvoir utiliser vos tiers, il faut les enregistrer dans Ekylibre via un tableur.

le renseignement des colonnes obligatoires est en gras

Votre fichier doit s’appeler entities.csv et doit garder ses colonnes de bases.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Votre fichier doit s’appeler workers.csv et doit garder ses colonnes de bases.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Afin de pouvoir utiliser vos produits, il faut les enregistrer dans Ekylibre via un tableur.

Les colonnes à renseigner obligatoirement sont en gras.

Cotre fichier doit s’appeler matters.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Vous pouvez sauter des lignes pour plus de clarté, les lignes qui possèdent leur première cellule vide ne sont pas prise en compte dans le processus d'import.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Afin de pouvoir utiliser vos outils, il faut les enregistrer dans Ekylibre via un tableur.

le renseignement des colonnes obligatoires est en gras

Votre fichier doit s’appeler equipments.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Vous pouvez sauter des lignes pour plus de clarté, les lignes qui possède leur première colonne vide ne sont pas prise en compte dans le processus d'import.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous avez utilisé les fichiers parcelle de TéléPAC et si vous avez renseigné l'option create_activities_from_telepac: true

Afin de pouvoir utiliser les interventions correctement, il faut paramétrer dans Ekylibre vos activités, campagnes et assolements via un tableur.

Productions végétales : une activité comporte une ou plusieurs productions par campagne avec un ou plusieurs supports (parcelles) : Activité = Blé > Production 1 = Blé tendre (Campagne 2014) > Support 1 = Zone Champ Bousseau ZC01

Productions animales : une activité comporte une ou plusieurs productions avec un ou plusieurs supports (zones de bâtiment) : Activité = Vache Laitière > Production 1 = Vache Laitière (Campagne 2014) > Support 1 = Stabulation S05_D05

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Votre fichier doit s’appeler activities.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez saisir des interventions de plantations et/ou de semis dans le logiciel.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Votre fichier doit s’appeler cultivations.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez intégrer vos groupes d'animaux dans le logiciel.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Votre fichier doit s’appeler animal_groups.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez intégrer vos animaux dans le logiciel.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Votre fichier doit s’appeler animals.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez importer votre historique d'interventions en cours sous forme de tableur.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Il est possible de positionner jusqu'à trois intrants si la procédure selectionnée le supporte. Les codes correspondent aux 'work_number' ou numéro de travail des produits.

Votre fichier doit s’appeler interventions.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez importer votre historique de factures d'achat en cours.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Votre fichier doit s’appeler purchases.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez importer votre historique de factures de ventes en cours.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Votre fichier doit s’appeler sales.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez importer votre historique de réglements liés aux factures d'achat en cours.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Votre fichier doit s’appeler outgoing_payments.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Étape facultative si vous voulez importer et lier automatiquement les pièces originales d'achats à vos factures d'achats. Cela necessite bien sur d'avoir au préalable numérisé vos pièces au format JPG ou PDF.

- Il suffit ensuite de les nommer avec code de reference et des les compresser dans une archives portant le nom de purchases.zip

Ex : 2014-11-01_OVH_FR10787401.pdf et 2014-11-01_EDF_FR102563.pdf zippés dans purchases.zip

- Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano/documents.

Le first-run est une méthode qui est appelée pour charger les données de votre dossier et les transcoder avant de les enregistrer dans la base de données.

La commande de base pour lancer un first-run est :

bundle exec rake first_run

Par défaut, si une erreur est rencontrée durant l’exécution du first-run, tout est annulé.

Plusieurs options sont disponibles :

• name pour spécifier le nom de l'instance Ekylibre
• folder pour le nom du dossier se trouvant dans RAILS_ROOT/db/first_runs
• path (à la place de folder) pour indiquer le chemin au dossier de first-run
• max pour limiter le nombre d'éléments importés par fichier. Ne jamais utiliser en production.
• mode pour autoriser une exécution sans reprise sur panne

Exemple :

bundle exec rake first_run folder=gaecjoulin name=gaec-joulin

À la fin de la commande, vous devrez lancer votre serveur puis accéder à l'URL http://gaec-joulin.ekylibre.lan:3000 dans le cas de l'exemple ci-dessus.

Pour que l'exemple fonctionne, vous devez mettre à jour le fichier /etc/hosts en ajoutant la ligne ci-après :

127.0.0.1      gaec-joulin.ekylibre.lan

Si vous souhaitez utiliser Ekylibre directement sans passer par cette étape, vous devez à minima exécuter le first-run par défaut.

bundle exec rake first_run:default

Les options sont les mêmes que pour la commande classique.

Vous devez compresser votre dossier avec un outil comme 7-zip par exemple et le transmettre par mail à l'adresse suivante: first-run@ekylibre.com.

Vos données seront vérifiées en vue de l'import. Un fois importées, nous vous enverrons un lien pour accéder à votre application avec vos données.

TENANT=<instance> rails s