First-run

Le First-Run est la première marche à gravir pour utiliser Ekylibre. Il permet de configurer rapidement toute l'application pour les besoins de la structure tout en reprenant tout l'historique disponible. Ce concept a été mis en place pour palier à la complexité connue des ERP qui d'habitude, nécessitent de longues journées de paramétrage et de saisie avant de pouvoir s'en servir.

Aujourd'hui cette étape passe par la création d'un dossier rassemblant l'ensemble des fichiers de l'exploitation. Ce dossier est ensuite utilisé par Ekylibre pour tout importer.

Objectifs :

  • Être capable de récupérer ses données provenant de diverses sources et via divers moyens
  • Comprendre l'arborescence des dossiers et le nommage des fichiers du dossier de first-run
  • Lancer le first-run et retrouver ses données dans l'application

Création du dossier de First-Run

Pré-requis

  1. une adresse e-mail valide,
  2. une suite bureautique classique comme LibreOffice,
  3. les informations de sa société (N° de SIREN, SIRET, PACAGE…), ses identifiants métiers (noms d'utilisateur et mots de passe) ainsi qu'un inventaire récent des équipements, stocks et autres bâtiments de son exploitation.
  4. la maîtrise basique d'un outil de cartographie comme QGIS

Données

Le first-run est une méthode qui est appelée pour charger des données existantes et les transcoder avant de les enregistrer dans la base de données.

2 cas peuvent se présenter :

  • La source de vos données est connue (coopérative, téléPAC…), les données seront récupérées puis déposées dans un dossier au nom de la source.
  • La source de vos données est inconnue ou non normalisée, les données seront saisies dans un tableur puis déposées dans un dossier du répertoire alamano.

Le but est de construire une arborescence de fichiers qui seront ensuite importés dans Ekylibre.

Préparer son dossier

Pour commencer voici les premières actions à entreprendre :

  1. Créer un dossier du nom de votre structure ou équivalent (ex : gaecjoulin)
  2. Créer un sous-dossier “alamano” (ex : gaecjoulin/alamano)

Ce dossier va servir à stocker toutes vos données personnalisées (tableurs…).

Renseignements de base

Avant toute chose, Ekylibre doit connaître certaines informations de base. Ces informations sont stockées dans un fichier au format YAML.

  1. à la racine de votre dossier, créez un fichier `manifest.yml` ou bien récupérez celui qui est sur le dépôt de démonstration.
  2. ouvrez ce fichier et personnalisez-le selon votre cas.

Attention à bien respecter les indentations

La liste des codes ou des références sont visibles sur le projet http://open-nomenclature.org.

currency: EUR                                    # Code monnaie
country: fr                                      # Code pays
language: fra                                    # Code langue
map_measure_srid: 2154                           # Code référentiel spatial
demo: true                                       # Mode démo (oui/non)
create_activities_from_telepac: false	         # Création des activités uniquement à partir des fichiers TELEPAC
company:
  last_name: GAEC DUPONT                         # Nom
  addresses:
    email: gaec.dupont@truc.com                  # Adresse e-mail de votre société
    mail:
      line_4: 8 rue du bouil bleu                # Adresse de votre société 
      line_6: 17250 SAINT-PORCHAIRE              # Code postal et ville de votre société
users:
  admin@ekylibre.org:                            # Adresse e-mail de l'utilisateur 1 qui sert d'identifiant
    first_name: Christian                        # Prénom
    last_name: DUPONT                            # Nom de famille
    password: 12345678                           # Mot de passe
chart_of_account: fr_pcga                        # Code plan comptable
financial_years:
  EX2010:                                        # Code d'un exercice comptable
    started_at: 2010-01-01                       # Début d'un exercice comptable (format AAAA-MM-JJ)
    stopped_at: 2010-12-31                       # Fin d'un exercice comptable (format AAAA-MM-JJ)
catalogs:
  VENTE:                                         # Code d'un catalogue de prix
    name: Prix de vente                          # Nom d'un catalogue de prix
    usage: sale                                  # Usage d'un catalogue de prix
  COUT:
    name: "Prix d'usage"
    usage: cost
  ACHAT:
    name: "Prix d'achat"
    usage: purchase
journals:
  BANQUE:
    name: Crédit Agricole
    nature: bank
    currency: EUR
  CAISSE:
    name: Caisse
    nature: cash
    currency: EUR
accounts:                                        # Description de compte comptables
  banque:                                        # Code d'un compte comptable de banque
    name: Banque CRCA                            # Nom d'un compte de banque
    number: 51210000                             # Numéro d'un compte de banque
  caisse:                                        # Code d'un compte comptable de caisse
    name: Caisse                                 # Nom d'un compte comptable de caisse
    number: 531101                               # Numéro d'un compte de caisse
cashes:
  caisse:                                        # Code d'une trésorerie
    name: Caisse                                 # Nom d'une trésorerie
    nature: cash_box                             # Type d'une trésorerie (compte bancaire ou caisse)
    journal: CAISSE                                # Code journal d'une trésorerie
    account: caisse                              # Code comptable d'une trésorerie (décrit au dessus)
  banque:
    name: Compte courant CA                         
    journal: BANQUE 
    account: banque 
    mode: iban                                   # Mode de saisie IBAN ou BBAN (RIB)
    country: fr                                  # Code pays de la banque
    iban: "FR7611111222223333333333391"          # Numéro IBAN du compte
net_services:                                    # Services en ligne
  telepac:                                       # Nom d'un service web (ex: TELEPAC)
    pacage_number: 852364554                     # Nom et valeur du premier identifiant pour ce service
    password: 12345                              # Nom et valeur du second identifiant pour ce service
  synel:
    synel_username: 17387001
    password: 12345
  lilco:
    lilco_labratory_code: toto
    password: 12345
  msa:
    msa_username: toto
    password: 12345
  charentes_alliance_extranet:
    charentes_alliance_extranet_username: toto
    password: 12345
identifiers:                                     # Identifiants
  pacage_number: 12346578                        # Nom et valeur d'un identifiant
  husbandry_owner_number: FR01700006989
  cattling_root_number: 173513
  cattling_number: FR17387001

Gestion parcellaire

Contours des parcelles

Avec TéléPAC

Si vous avez déjà télédéclaré vos productions, il vous suffit de vous connecter à TéléPAC et récupérer vos îlots et/ou parcelles dans la partie “Exports Données” puis “Export îlots et parcelles (shape)”.

  1. Créer un dossier telepac à la racine de votre dossier.
  2. Récupérez vos fichiers parcelles et/ou ilôts au format zippé depuis le site de TéléPAC.
  3. Dézipper vos fichiers dans le répertoire telepac.
  4. Renommer vos fichiers en parcelle.* et/ou ilot.*
Sans TéléPAC

Si vous souhaitez importer votre parcellaire automatiquement,il faut disposer du ou des fichiers shape correspondants ou les faire vous-même. Si vous souhaitez les faire, vous pouvez utiliser QGIS.

  1. Dessinez vos parcelles avec QGIS en prenant soin de créer un attribut 'number' qui représentera votre clef d'identification avec votre fichier de correspondance.
  2. Sauvegardez vos fichiers dans le répertoire alamano/georeadings.
Le SRID de votre couche doit être en 4326 (WGS 84) et votre fichier doit s'appeler cultivable_zones.shp.
Nous vous conseillons d'ajouter un fond de carte de type “satellite” pour vous aider.

Vous pouvez vous aider de les exemples de la démonstration.

Parcelles

Il faut ensuite créer un fichier de correspondance entre vos formes de parcelles et leur informations.

La colonne Shape Number permet de mentionner la shape qui correspond à la parcelle concernée.

Nom Définition
Name Nom de la parcelle
Nature Code du type d'objet dans la nomenclature (laisser land_parcel par défaut)
Code Numéro de travail (de la forme LP01 ou LP1-1 si TelePAC)
Shape Number Code d'identification de la forme dans le fichier cultivable_zones.shp
Ilot code Code de l’îlot (numéro de 1 à 100 en général)
Code Place Numéro de travail de l'objet dans lequel se trouve l'objet courant (LP01 = Ma Zone cultivable est dans la parcelle LP01,LP1-1)
soil_nature Code du type de sol dans la nomenclature
soil_depth (cm) Valeur de la profondeur du sol en cm
available_water_capacity_per_area (l/m²) Valeur de la réserve utile du sol en litre par m²
  1. Récupérez le fichier exemple et adaptez-le à votre cas.
  2. Sauvegardez vos fichiers dans le répertoire alamano.

Votre fichier doit s’appeler land_parcels.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Zones cultivables

Facultatif si vous utilisez TelePAC.

Il faut ensuite créer un fichier de correspondance entre vos zones cultivables et leur informations.

La colonne Shape Number permet de mentionner la _shape_ qui correspond à la parcelle concernée.

Nom Définition
Name Nom de la parcelle
Nature Code du type d'objet dans la nomenclature) (par défaut cultivable_zone)
Code Numéro de travail (ZC1, ZC1-1…)
Shape Number Code d'identification de la forme dans le fichier cultivable_zones.shp
Codes parcelles membres Liste des codes de parcelles membres de la zone séparée par une “,” (LP1-1,LP1-2)
  1. Récupérez le fichier exemple et adaptez-le à votre cas.
  2. Sauvegardez vos fichiers dans le répertoire alamano.

Votre fichier doit s’appeler cultivable_zones.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Données cartographiques

Si vous souhaitez importer vos zones automatiquement, il faut disposer du ou des fichiers shapefile correspondant ou les faire vous-même. Si vous souhaitez les faire, vous pouvez utiliser QGIS.

  1. Dessinez vos zones avec QGIS en prenant soin de créer un attribut “number” qui représentera votre clef d'identification avec votre fichier de correspondance.
  2. Sauvegarder vos fichiers dans le répertoire alamano/georeadings.

Le SRID de votre couche doit être en 4326 (WGS84). Nous vous conseillons d'ajouter un fond de carte de type “satellite” pour vous aider.

Pour bien faire, vous devez créer dans votre projet QGIS, une couche shapefile par type de zones. Chaque type est facultatif. Retrouvez ci-après la liste actuelle des types :

  • equipments Équipements (polygones)
  • cultivable_zones Zones cultivables (polygones)
  • geolocations Géolocalisations (points)
  • building_divisions Pièces ou zone de bâtiments (polygones)
  • buildings Bâtiments (polygones)
  • roads Routes (lignes)
  • hedges Haies (lignes)
  • water Zones d'eau (polygones)

Chaque couche disposera ainsi des fichiers classiques. Exemple pour equipments : equipments.shp, equipments.shx, equipments.dbf.

Vous pouvez vous aider de l'exemple de la démonstration.

Correspondance des zones

Il faut ensuite créer un fichier de correspondance entre vos contours de zones et leur informations.

La colonne Shape Number permet de mentionner la shape qui correspond à la parcelle concernée.

Nom Définition
Nom Nom de la zone
Nature Code du type d'objet dans la nomenclature (Parcelle, Installation…)
Code Code d'identification de la forme dans le fichier zones.shp
Code Place Numéro de travail de l'objet dans lequel se trouve l'objet courant (LP00 = Mon bâtiment est dans la parcelle LP00)
Description Zone libre
  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Votre fichier doit s’appeler zones.csv et doit garder ses colonnes de bases. Vous devez commencer votre liste par les zones de bas niveau et terminer par les zones de haut niveau.

Gestion des tiers

Clients / Fournisseurs

Afin de pouvoir utiliser vos tiers, il faut les enregistrer dans Ekylibre via un tableur.

le renseignement des colonnes obligatoires est en gras

  • Pour un contact (person) : renseigner prénom et nom
  • Pour une entreprise (legal_entity) : renseigner nom uniquement
Nom Définition
Prénom
Nom
Type Type d'entité [person,legal_entity]
Client CC Code comptable si client (411)
Fournisseur CC Code comptable si fournisseur (401)
Adresse Adresse de l'entité
Code postal Code postal de l'entité
Ville Ville de l'entité
Téléphone
Fax
Portable
Lien Lien entre entité [management,work,collaboration…] (les valeurs disponibles sont visibles dans la nomenclature)
Cible du lien Nom complet de l'entité ciblée par le lien
Pays code du pays [fr,en,nl…] (les valeurs disponibles sont visibles dans la nomenclature)
Email
Actif mettre 1 si actif autrement passif
Prospect mettre 1 si prospect
Transporteur mettre 1 si transporteur
SIREN N° de SIREN
TVA N° de TVA
APE N° APE

Votre fichier doit s’appeler entities.csv et doit garder ses colonnes de bases.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Main d'oeuvre

Nom Définition
Nom complet
Prénom
Nom
Type Code du type d'objet dans la nomenclature (manager,employee,technician)
Code Numéro de travail (DJ,BT…)
Né le Date de naissance au format AAAA-MM-JJ
Notes Description
Prix unitaire Prix unitaire
Indicateur de prix 'usage_duration' (pour un taux horaire)
Email Email du travailleur (permet de faire le lien avec un tiers)

Votre fichier doit s’appeler workers.csv et doit garder ses colonnes de bases.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Gestion des stocks

Stocks de matières

Afin de pouvoir utiliser vos produits, il faut les enregistrer dans Ekylibre via un tableur.

Les colonnes à renseigner obligatoirement sont en gras.

Nom Définition
Nom Nom de votre produit
Variant Code du type d'objet dans la nomenclature (Blé, Paille, Vin…)
Code emplacement Numéro de travail de l'objet dans lequel se trouve l'objet courant (LP00 = Mon objet est dans l'objet qui porte le code LP00)
Né le Date de naissance/production au format AAAA-MM-JJ
Variété Code de la variété dans la nomenclature.
Dérivé de Code de la variété de dérivation dans la nomenclature. Exemple : Pour le lait de vache, la variété de dérivation est vache.
Propriétaire Nom du propriétaire
Indicateurs Couple clef/valeur séparés par des point-virgules “;” (les indicateurs disponibles sont visibles dans la nomenclature) il faut au moins la présence de l'indicateur population
Notes Description
Prix unitaire Prix pour une unité de population

Cotre fichier doit s’appeler matters.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Vous pouvez sauter des lignes pour plus de clarté, les lignes qui possèdent leur première cellule vide ne sont pas prise en compte dans le processus d'import.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Gestion de production

Équipements

Afin de pouvoir utiliser vos outils, il faut les enregistrer dans Ekylibre via un tableur.

le renseignement des colonnes obligatoires est en gras

Nom Définition
nom Nom de votre outil
variant_nomen Code du type d'objet dans la nomenclature (Tracteur, Charrue…)
code Numéro de travail
code place Numéro de travail de l'objet dans lequel se trouve l'objet courant (LP00 = Mon objet est dans l'objet qui porte le code LP00)
date naissance Date de naissance
marque Marque de l'équipement
modèle Modèle de l'équipement
nom du propriétaire Propriétaire
indicateurs Couple clef/valeur séparés par “;” (les indicateurs disponibles sont visibles dans la nomenclature )
prix unitaire Prix pour une unité d'indicateur de prix
indicateur de prix indicateur d'unité de prix (les indicateurs disponibles sont visibles dans la nomenclature )

Votre fichier doit s’appeler equipments.csv et doit garder ses colonnes de bases.

Vous pouvez sauter des lignes pour plus de clarté, les lignes qui possède leur première colonne vide ne sont pas prise en compte dans le processus d'import.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Activités

Étape facultative si vous avez utilisé les fichiers parcelle de TéléPAC et si vous avez renseigné l'option create_activities_from_telepac: true

Afin de pouvoir utiliser les interventions correctement, il faut paramétrer dans Ekylibre vos activités, campagnes et assolements via un tableur.

Productions végétales : une activité comporte une ou plusieurs productions par campagne avec un ou plusieurs supports (parcelles) : Activité = Blé > Production 1 = Blé tendre (Campagne 2014) > Support 1 = Zone Champ Bousseau ZC01
Productions animales : une activité comporte une ou plusieurs productions avec un ou plusieurs supports (zones de bâtiment) : Activité = Vache Laitière > Production 1 = Vache Laitière (Campagne 2014) > Support 1 = Stabulation S05_D05

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
Code activité Code du type d'activité dans la nomenclature
Nom activité Nom personnalisé de votre activité (prend celui de la nomenclature autrement)
code variant support Code du type de produit dans la nomenclature
Type activité Type d'activité (taper auxiliary pour une activité secondaire)
Campagne Campagne de production (année de récolte pour les productions végétales)
Code support Code du produit support de la production (code de la parcelle si production végétale, code d'une zone de bâtiment si production animale)
Date de début Date de début de la période de production au format AAAA-MM-JJ
Date de fin Date de fin de la période de production au format AAAA-MM-JJ
Irrigué Indiquer 1 si le support est irrigué
Nature de la culture Indiquer secondary pour une culture 'secondaire' ou nitrate_trap pour une culture 'piège à nitrate'. La valeur par défaut est main pour une culture 'principale'
Usage Indiquer fodder pour une production de fourrage, seed pour une production de semence. La valeur par défaut est grain pour une production de grain
Indicateurs de rendement pour une production végétale Couple clef/valeur séparés par des point-virgules “;” voir nomenclature des indicateurs et nomenclature des unités de mesure
Indicateurs d'une production Couple clef/valeur séparés par des point-virgules “;” voir nomenclature des indicateurs et nomenclature des unités de mesure
Votre fichier doit s’appeler activities.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.
  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Cultures

Étape facultative si vous voulez saisir des interventions de plantations et/ou de semis dans le logiciel.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
Nom de la culture Nom personnalisé de votre culture
Code culture Code personnalisé de votre culture
Code variant culture Code du type de culture dans la nomenclature
Code support Code du produit support de la culture (code de la zone cultivable, parcelle)
Date d'implantation Date de début de la période de production au format AAAA-MM-JJ
Espèce/Variété Code de la variété de la culture dans la nomenclature
Indicateurs Couple clef/valeur séparés par des point-virgules “;” voir nomenclature des indicateurs et nomenclature des unités de mesure

Votre fichier doit s’appeler cultivations.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Groupe d'animaux

Étape facultative si vous voulez intégrer vos groupes d'animaux dans le logiciel.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
Nom Nom personnalisé de votre groupe d'animaux
Code nature du groupe Code du type de groupe d'animaux dans la nomenclature
Code nature des membres du groupe Code du type d'animal dans la nomenclature
Numéro de travail Code personnalisé de votre groupe
Age minimum Age minimum en jours pour faire partie du groupe
Age maximum Age maximum en jours pour faire partie du groupe
Sexe Code du sexe des membres du groupe d'animaux dans la nomenclature
Code emplacement Code du produit dans lequel le groupe réside (code de la zone cultivable, parcelle, division de zone)
Date des indicateurs Date au format JJ/MM/AAAA
Indicateurs Couple clef/valeur séparés par des point-virgules “;” voir nomenclature des indicateurs et nomenclature des unités de mesure

Votre fichier doit s’appeler animal_groups.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Animaux

Étape facultative si vous voulez intégrer vos animaux dans le logiciel.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
Nom Nom personnalisé de votre groupe d'animaux
Code nature de l'animal Code du type de groupe d'animaux dans la nomenclature
Numéro de travail Code personnalisé de votre groupe
Code emplacement Code du produit dans lequel le groupe réside (code de la zone cultivable, parcelle, division de zone)
Code du groupe Code du groupe de l'animal
Date de naissance Date au format JJ/MM/AAAA
Race Code de la race de l'animal dans la nomenclature
Code du propriétaire Code du propriétaire de l'animal (si différent de l'entreprise par défaut)
Indicateurs Couple clef/valeur séparés par des point-virgules “;” voir nomenclature des indicateurs et nomenclature des unités de mesure

Votre fichier doit s’appeler animals.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre. Les lignes dont la première cellule est vide ne seront pas prisent en compte.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Interventions

Étape facultative si vous voulez importer votre historique d'interventions en cours sous forme de tableur.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
intervention_id identifiant interne
campagne nom de la campagne
Date début Date début sous la forme JJ/MM/AAAA
Heure début Heure début sous la forme HH:MM
Durée Durée au format décimal
Procédure Code de la procédure dans la liste des procedures
Description Description de l'intervention
Supports Codes des supports séparés par des virgules ou code famile de l'activité pour les interventions sans support
cible variant
cible variété
Code personnes Codes des personnes intervenantes séparés par des virgules
Code équipements Codes des équipements intervenants séparés par des virgules
code intrant 1 Code de l'intrant
quantité intrant 1 Quantité de l'intrant (population)
unité intrant 1 Unité de l'intrant [kilogram,liter,meter,ton,quintal,cubic_meter]
unité de surface de l'intrant 1 Unité de surface de l'intrant 1 [hectare,square_meter]
code intrant 2 Code de l'intrant
quantité intrant 2 Quantité de l'intrant (population)
unité intrant 2 Unité de l'intrant [kilogram,liter,meter,ton,quintal,cubic_meter]
unité de surface de l'intrant 2 Unité de surface de l'intrant 2 [hectare,square_meter]
code intrant 3 Code de l'intrant
quantité intrant 3 Quantité de l'intrant (population)
unité intrant 3 Unité de l'intrant [kilogram,liter,meter,ton,quintal,cubic_meter]
unité de surface de l'intrant 3 Unité de surface de l'intrant 3 [hectare,square_meter]

Il est possible de positionner jusqu'à trois intrants si la procédure selectionnée le supporte. Les codes correspondent aux 'work_number' ou numéro de travail des produits.

Votre fichier doit s’appeler interventions.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Gestion commerciale

Achats

Étape facultative si vous voulez importer votre historique de factures d'achat en cours.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
reference_number Code de reference
Code variant Code du type de variant dans la nomenclature
quantité Quantité
prix_unitaire Prix unitaire HT
taux_tva Taux de tva (ex: 20.0)

Votre fichier doit s’appeler purchases.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Ventes

Étape facultative si vous voulez importer votre historique de factures de ventes en cours.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
reference_number Code de reference
Code variant Code du type de variant dans la nomenclature
quantité Quantité
prix_unitaire Prix unitaire HT
taux_tva Taux de tva (ex: 20.0)

Votre fichier doit s’appeler sales.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Décaissements

Étape facultative si vous voulez importer votre historique de réglements liés aux factures d'achat en cours.

Le renseignement des colonnes obligatoires est en gras.

Nom Définition
reference_number Code de reference
nom mode de paiement nom du mode de paiement (doit déjà être paramétré dans Ekylibre)
prix réglé Prix total TTC
Date paiement Si différente de la date du reference number

Votre fichier doit s’appeler outgoing_payments.csv et doit garder ces colonnes dans l'ordre.

  1. Récupérez l'exemple et modifiez-le à votre guise.
  2. Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano.

Import des pièces originales d'achat

Étape facultative si vous voulez importer et lier automatiquement les pièces originales d'achats à vos factures d'achats. Cela necessite bien sur d'avoir au préalable numérisé vos pièces au format JPG ou PDF.

- Il suffit ensuite de les nommer avec code de reference et des les compresser dans une archives portant le nom de purchases.zip

Ex : 2014-11-01_OVH_FR10787401.pdf et 2014-11-01_EDF_FR102563.pdf zippés dans purchases.zip

- Sauvegardez votre fichier dans le répertoire alamano/documents.

A propos du code de reference, c'est une convention qui permet de connaître la piece à laquelle nous allons rattacher une facture d'achat ou un décaissement. Il est composé de 3 parties, la façon suivante :

  • partie 1 : la date sous la forme AAAA-MM-JJ
  • partie 2 : le nom du tiers en majuscule et séparé par des tirets(-) si besoin
  • partie 3 : le numéro de la pièce (la reference externe d'une facture le plus souvent)

Pour une facture d'achat émise le 01/11/2014 par la société Ovh avec la référence FR10787401, on aura le code de reference suivant : 2014-11-01_OVH_FR10787401

Lancement

En mode local

Le first-run est une méthode qui est appelée pour charger les données de votre dossier et les transcoder avant de les enregistrer dans la base de données.

La commande de base pour lancer un first-run est :

bundle exec rake first_run

Par défaut, si une erreur est rencontrée durant l’exécution du first-run, tout est annulé.

Plusieurs options sont disponibles :

  • name pour spécifier le nom de l'instance Ekylibre
  • folder pour le nom du dossier se trouvant dans RAILS_ROOT/db/first_runs
  • path (à la place de folder) pour indiquer le chemin au dossier de first-run
  • max pour limiter le nombre d'éléments importés par fichier. Ne jamais utiliser en production.
  • mode pour autoriser une exécution sans reprise sur panne

Exemple :

bundle exec rake first_run folder=gaecjoulin name=gaec-joulin

À la fin de la commande, vous devrez lancer votre serveur puis accéder à l'URL http://gaec-joulin.ekylibre.lan:3000 dans le cas de l'exemple ci-dessus.

Configuration du domaine

Pour que l'exemple fonctionne, vous devez mettre à jour le fichier /etc/hosts en ajoutant la ligne ci-après :

127.0.0.1      gaec-joulin.ekylibre.lan

Mode rapide

Si vous souhaitez utiliser Ekylibre directement sans passer par cette étape, vous devez à minima exécuter le first-run par défaut.

bundle exec rake first_run:default

Les options sont les mêmes que pour la commande classique.

En mode SaaS

Vous devez compresser votre dossier avec un outil comme 7-zip par exemple et le transmettre par mail à l'adresse suivante: first-run@ekylibre.com.

Vos données seront vérifiées en vue de l'import. Un fois importées, nous vous enverrons un lien pour accéder à votre application avec vos données.

Lancer le serveur sur une seule instance

TENANT=<instance> rails s